يتم التقدم للمشاركة في المبادرة للشركات والأفراد والمؤسسات إلكترونياً من خلال رابط التسجيل على أن تستوفي المشروعات كافة الشروط التالية:
- أن يكون المشروع داخل النطاق الجغرافي للمحافظة.
- أن يكون المشروع قد تم تنفيذه بالفعل وله نتائج مدعومة بأدلة ملموسة، أما بالنسبة للمشروعات التي مازالت قيد التطوير فإن الحد الأدنى للقبول هو وجود دراسة كاملة توضح مدى صحة الفكرة وإمكانية تنفيذها.
- أن يستوفي المشروع الحد الأدنى من الشروط وهي أن يتضمن مكون تكنولوجي ومكون يرتبط بالاستدامة البيئية (أخضر)، وسوف يتم استبعاد أي مشروع لا يتضمن هذين المكونين.
- أن يقدم المشروع في الفئة الخاصة به (سيتم إستبعاد المشروعات التي تتقدم في فئات غير ذات صلة).
- توفير إقرار كتابي بالملكية الفكرية للمشروع وتحمل المسؤولية الكاملة عن أي دعاوى أو مخالفات تنتج عن عدم صحة هذه المعلومات (سيتم توفير النموذج المخصص لذلك على المنصة عند بدء التقديم).
- في حالة تقديم مشروع خاص بأكثر من جهة و/أو فرد، يجب تقديم موافقة كتابية من جميع الأطراف على المشاركة في المبادرة بالمشروع المرشح وتحديد المخول باستلام مكافأة الفوز.
- لا يجوز لأعضاء اللجان التنفيذية بالمحافظات وأعضاء لجان التحكيم ترشيح مشروعات خاصة بهم أو بذويهم.
- يشترط للتأهيل لنيل الجائزة تحديد الشخصية القانونية قبل إعلان النتيجة حيث أن المكافآت لن تصرف للأفراد.
- تحتفظ ادارة المبادرة بكامل الحق في تحري صدق المعلومات المتعلقة بالمشروعات المرشحة.